Comment organiser un événement

Rédigé par des auteurs spécialisés Ooreka  À jour en novembre 2020

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Comment organiser un événement

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Vous souhaitez organiser un événement culturel à caractère festif, sportif ou caritatif (carnaval, défilé, sport, fête des voisins, course, marathon). Toute manifestation sur la voie publique doit faire l’objet de formalités pour pouvoir être organisée.

Voici les démarches à respecter pour organiser un événement.

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1. Déclarez l’événement avant de l'organiser

Il est obligatoire de déclarer la manifestation que vous souhaitez organiser.

À qui déclarer l'événement ?

L'événement culturel doit être déclaré aux autorités compétentes à savoir :

  • à la mairie de la commune ou aux mairies des différentes communes sur le territoire desquelles la manifestation doit avoir lieu ;
  • au préfet de département (au préfet de police des Bouches-du-Rhône dans ce département), lorsque l'événement doit avoir lieu sur le territoire de communes où la police nationale est compétente ;
  • au préfet de police de Paris, en joignant en plus un dossier spécifique, lorsque l'événement doit avoir lieu à Paris.

Quand le déclarer ?

La déclaration de la manifestation envisagée doit être déposée 3 jours francs au moins et 15 jours francs au plus avant la date de la manifestation.

Que doit contenir la déclaration ?

Votre déclaration doit contenir :

  • Une lettre de demande d'occupation temporaire du domaine public, qui précise le but de la manifestation, l'emplacement (ou les emplacements) de la manifestation et le nombre de personnes attendues.
  • Une liste des membres de l'équipe d'organisation (précisant pour chaque membre, son prénom, son nom et son domicile).
  • L'itinéraire si l'événement implique le déplacement de personnes (défilé, cortège, etc.). En cas de passage sur des terres ou terrains appartenant à une personne privée, les accords écrits des propriétaires doivent être présentés.

Qui doit signer la déclaration ?

La lettre doit être signée :

  • par le président ou par un membre de l'association ayant reçu délégation ;
  • par trois responsables de l'organisation de l'événement, domiciliés dans le département où la manifestation commence.

2. Complétez les démarches s'il s'agit d'une compétition

L'organisation d'une compétition nécessite des démarches complémentaires.

Si l'événement est une compétition avec classement

L'événement doit faire l'objet d'une demande d'autorisation complémentaire auprès des instances compétentes de la fédération sportive concernée. Les procédures et les délais à respecter sont indiqués par la fédération sportive concernée.

Si l'événement n'est pas une compétition sans classement

L'événement doit faire l'objet d'une démarche complémentaire auprès de chaque préfet de département concerné et, à Paris, auprès du préfet de police :

  • en cas de circuit ou de parcours (course à pied, roller, cyclotourisme, etc.) : remplissez une demande d'autorisation à l'aide du formulaire Cerfa n°13391, au moins 3 mois avant la manifestation ;
  • en l'absence de circuit ou de parcours : remplissez une déclaration à l'aide du formulaire Cerfa n°13447, au moins 1 mois avant la manifestation.

3. Complétez les démarches en cas de rassemblement de véhicules à moteur

Si l'événement que vous organisez implique un rassemblement important de voitures, de motos ou d'autres véhicules terrestres à moteur, il doit faire l'objet d'une démarche complémentaire, auprès de chaque préfet de département concerné (à Paris, auprès du préfet de police).

En cas de concentration de véhicules équivalant à moins de 800 roues

La déclaration doit être faite à l'aide du formulaire Cerfa n°13390, au moins 2 mois avant la manifestation.

En cas de concentration de véhicules équivalant à plus de 800 roues

Une demande d'autorisation doit être faite à l'aide du formulaire Cerfa n°13391, au moins 3 mois avant la manifestation.

4. Respectez la décision de l’autorité à qui vous avez remis votre déclaration

L'autorité à qui vous avez adressé votre déclaration (maire ou préfet) peut prendre une des décisions suivantes :

  • Autorisation sans conditions : en l’absence de réponse à la demande la manifestation est présumée autorisée.
  • Autorisation conditionnelle : l'autorisation peut être donnée si un certain nombre d'engagements est respecté (paiement d'une redevance, modification du parcours, changement d'horaires, assurance, etc.).
  • Interdiction de l’événement : l'interdiction ne peut être motivée que par le maintien de l'ordre public.

Vous pouvez contester la décision en déposant une requête devant le juge administratif. La requête peut être faite dans le cadre d'un référé injonction afin que le recours soit examiné en moins de 48 heures.

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5. Sécurisez votre événement culturel

L’association organisatrice doit respecter et faire respecter les arrêtés préfectoraux et municipaux existants en matière de manifestations publiques : règles de sécurité, d’hygiène, de salubrité, respect de l’heure de fermeture, respect des règles de surveillance, limitation éventuelle du nombre des participants et toute autre règle spécifique aux animations prévues.

La circulation des véhicules

Sur la voie publique, vous devez veiller à la libre circulation des véhicules et des personnes et à l'absence de nuisances, liées aux équipements de la manifestation et à sa fréquentation, au respect du maintien de l'ordre, à la sécurité des personnes et à la salubrité.

Même si la mairie vous autorise à fermer des rues à la circulation, vous devez impérativement prévoir des couloirs d'accès aux véhicules de sécurité et de secours (3 ou 4 mètres de largeur) pouvant être dégagés instantanément.

Le service d’ordre

Vous devez prévoir votre propre organisation de sécurité mais le maire ou le préfet peut demander que votre service d'ordre soit complété par des forces de police officielles.

En collaboration avec les services de police, vous devez prévoir et indiquer des itinéraires de contournement. Veillez également, s'il y a lieu, à ce qu'un emplacement de parking proportionnel au public attendu soit aménagé.

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La remise en état des lieux

Vous devez prendre les mesures utiles pour être certain de laisser le domaine public dans le même état que celui dans lequel il se trouvait avant le début de l'événement (nettoyage de la rue notamment).

Si vous organisez une buvette

Toute association peut solliciter une demande d'ouverture d'un débit de boissons temporaire à l'occasion d'une manifestation.

La vente ne peut concerner que des boissons des deux premiers groupes, à savoir :

  • groupe 1 : boissons sans alcool (eaux minérales ou gazéifiées, jus de fruits non fermentés, limonades, infusions, etc.) ;
  •  groupe 2 : boissons alcoolisées limitées (vin, cidre, bière, poiré, hydromel, vins doux naturels, crèmes de cassis, jus de fruits fermentés).

Ces autorisations peuvent être accordées pour la durée de la manifestation.

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