Modèle de lettre :Seconde convocation des membres à l'assemblée générale d'une association

Rédigé par des auteurs spécialisés Ooreka  À jour en novembre 2020

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novembre 2020

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Sommaire

À quoi sert ce modèle de courrier ?

En principe, l'assemblée générale se réunit une fois par an ou une fois tous les 6 mois, lors de l'assemblée générale ordinaire (AGO), pour approuver le bilan, voter le budget et déterminer les projets pour l'année à venir, renouveler les pouvoirs des dirigeants… En dehors de cette AGO, une assemblée générale extraordinaire (AGE) peut être convoquée à tout moment, lorsqu'une question doit être débattue.

Qu'elle soit ordinaire ou extraordinaire, l'assemblée générale ne peut valablement délibérer que si le quorum – c'est-à-dire le nombre minimal de membres présents – est atteint ; le quorum est fixé dans les statuts. Si le quorum n'est pas atteint, l'AG ne peut pas délibérer sur les questions à l'ordre du jour, une 2e AG doit donc avoir lieu ultérieurement.

Les modalités de convocation à la 2e assemblée générale sont les mêmes que lors de la 1e convocation : l'assemblée générale doit être convoquée par les instances dirigeantes et la convocation doit obligatoirement préciser le nom de l'association, la date, l'heure et le lieu de l'assemblée générale, et l'ordre du jour, c'est-à-dire les questions qui vont être débattues.

La 2e convocation est également datée et signée.

Notice : Seconde convocation des membres à l'assemblée générale d'une association

La 2e convocation des membres de l'association à l'assemblée générale se fait dans les mêmes formes que la 1ère :

  1. La 2e convocation doit être adressée selon le mode prévu dans les statuts (courrier électronique, téléphone, affichage dans les locaux de l'association, annonce dans un bulletin…) : il est conseillé de convoquer chaque membre par lettre recommandée AR.
  2. La 2e convocation doit être adressée dans le délai prévu par les statuts : le délai doit être suffisamment long (15 jours après la 1e convocation), pour permettre aux membres convoqués d'être présents.
  3. La 2e convocation reprend l'ordre du jour tel qu'annoncé dans la 1e convocation.

Attention, des formalités inhérentes aux assemblées générales doivent être respectées :

  • les membres présents doivent signer la feuille de présence,
  • un procès verbal doit être établi au terme de l'AG.

Modèle de lettre

-

[Nom & Prénom de l'auteur de la convocation]

[Nom de l'association]

[Adresse de l'association]

[Nom & Prénom du membre de l'association]

[Adresse du membre de l'association]

[Ville], le [date]

Objet : Convocation à la seconde assemblée générale [ordinaire / extraordinaire] du [date de l'AG]

Par lettre recommandée AR

[Madame/Monsieur] [nom du membre convoqué à l'AG],

Le [date de la 1ère convocation], nous vous avons convoqué à l'assemblée générale [ordinaire / extraordinaire], qui s'est tenue le [date de l'AG], à [heure de l'AG], au [lieu de l'AG]. [Nombre de membres présents] membres étaient présents ou représentés, soit un nombre inférieur au quorum prévu à l'article [numéro de l'article] des statuts ; dans ces conditions, l'assemblée n'a pas pu valablement délibérer.

Vous êtes donc invité(e) à participer à la seconde assemblée générale [ordinaire / extraordinaire], qui se tiendra le [date de l'AG], à [heure de l'AG], au [lieu de l'AG].

L'ordre du jour – identique à celui mentionné lors de la première convocation – est le suivant :

  • [question n°1 devant être débattue lors de l'AG],

  • [question n°2, le cas échéant, devant être débattue lors de l'AG],

  • [etc.].

Lorsque l'ordre du jour prévoit l'élection de nouveaux dirigeants :

Les membres qui souhaitent présenter leur candidature doivent en manifester la volonté dès réception de la présente convocation, auprès de [nom de l'organe compétent pour recevoir les candidatures].

Les membres qui souhaitent ajouter une question à l'ordre du jour doivent se manifester auprès de [nom de l'organe compétent pour modifier l'ordre du jour].

Conformément à l'article [numéro de l'article] des statuts de l'association, les documents nécessaires à votre information sont à votre disposition au siège social de l'association. Si vous êtes dans l'impossibilité d'être présent lors de cette seconde assemblée générale [ordinaire / extraordinaire], nous vous rappelons que vous pouvez vous faire représenter par un membre de l'association, dûment habilité par pouvoir.

Veuillez agréer, [Madame/Monsieur] [nom du membre convoqué], l'expression de nos sentiments respectueux.

[Nom & Prénom de l'auteur de la convocation]

[Nom de l'association]

[Signature]

Seconde convocation des membres à l'assemblée générale d'une association en PDF

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