Modèle de lettre :Procès verbal de la réunion du conseil d'administration d'une association

Rédigé par des auteurs spécialisés Ooreka  À jour en novembre 2020

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novembre 2020

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Sommaire

À quoi sert ce modèle de courrier ?

Le conseil d'administration d'une association est composé de plusieurs administrateurs – les dirigeants – dont le nombre et le mode de nomination sont prévus par les statuts. Le conseil d'administration est chargé d'administrer l'association : arrêter le budget et les comptes annuels, définir les orientations de l'association, gérer son patrimoine, etc.

Pour cela, le conseil d'administration se réunit plusieurs fois par an, sur convocation.

Le déroulement de la réunion du conseil d'administration doit être retranscrit par écrit, pour constituer une preuve de la régularité des délibérations adoptées : il s'agit du procès-verbal de la réunion du conseil d'administration de l'association.

Notice : Procès verbal de la réunion du conseil d'administration d'une association

  1. Auteur du PV : le procès-verbal de la réunion du conseil d'administration est rédigé par le secrétaire de séance, et signé par lui et par le président de l'association.
  2. Contenu du PV : le procès-verbal doit être le plus précis possible ; il doit contenir :
    • le nom de l'association, la date, l'heure et le lieu de la réunion ;
    • les modalités de convocation préalable à la réunion du conseil d'administration ;
    • le nombre de dirigeants présents et représentés ;
    • l'ordre du jour et le résumé des débats ;
    • les délibérations soumises au vote, le mode de scrutin et les résultats des votes ;
    • l'heure de clôture de la réunion.
  3. Le PV est conservé au siège social de l'association, accompagné d'une feuille de présence signée par tous les dirigeants présents lors de la réunion du conseil d'administration.

Modèle de lettre

Procès-verbal de la réunion du conseil d'administration du [date de la réunion]

Association [nom de l'association]

Domiciliée au [adresse de l'association]

Les membres du conseil d'administration de l'association [nom de l'association] se sont réunis le [date de la réunion], à [heure de la réunion], au [lieu de la réunion], sur convocation préalablement adressée par [lettre recommandée AR / remise en main propre / affichage / courrier électronique / …], le [date de la convocation], par [auteur de la convocation], dans les formes et délai conformes aux dispositions statutaires.

[Nombre de membres du CA présents ou représentés] membres du conseil d'administration étaient présents ou représentés, sur un total de [nombre total de membres du CA] membres ; conformément aux conditions de quorum mentionnées dans les statuts, le conseil d'administration peut donc valablement délibérer. Une feuille de présence est annexée au présent procès-verbal.

La réunion du conseil d'administration est présidée par [Madame/Monsieur] [nom du président], en sa qualité de président de l'association.

Le président rappelle que le conseil d'administration est appelé à délibérer sur l'ordre du jour suivant : [reproduire l'ordre du jour tel qu'il apparaît dans la convocation].

Le président fait état des motifs à l'origine de cette proposition, et communique au conseil d'administration les documents utiles ; le débat s'ouvre : [faire un compte rendu des débats].

Au terme des débats, le président propose au conseil d'administration de voter les résolutions suivantes :

[Première résolution / Résolution unique] : [indiquer l'objet de la réunion du CA]

Le conseil d'administration, après en avoir délibéré, décide de [indiquer la décision].

Mise au vote [à bulletin secret / à main levée], cette résolution est [adoptée / rejetée] à [nombre de voix] voix contre [nombre de voix].

Deuxième résolution : […]

La séance est levée à [heure de fin de la réunion].

Fait le [date du PV], à [lieu du PV].

Le président

[Nom & Prénom du président]

[SIGNATURE]

Le secrétaire

[Nom & Prénom du secrétaire]

[SIGNATURE]

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