Modèle de lettre :Procès verbal de l'assemblée générale extraordinaire d'une association

Rédigé par des auteurs spécialisés Ooreka  À jour en novembre 2020

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novembre 2020

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Sommaire

À quoi sert ce modèle de courrier ?

L'assemblée générale extraordinaire (AGE) d'une association a pour rôle de statuer sur des questions importantes : modification des statuts, dissolution de l'association, etc. Les compétences de l'assemblée générale extraordinaire sont déterminées par les statuts.

Le déroulement de l'assemblée générale extraordinaire doit être retranscrit par écrit, pour constituer une preuve de la régularité des délibérations adoptées : il s'agit du procès-verbal de l'assemblée générale extraordinaire de l'association.

Notice : Procès verbal de l'assemblée générale extraordinaire d'une association

  1. Auteur du PV : le procès-verbal d'assemblée est rédigé par le secrétaire de séance, et signé par lui et par le président de l'association.
  2. Contenu du PV : le procès-verbal d'assemblée doit être le plus précis possible ; il contient :
    • le nom de l'association, la date, l'heure et le lieu de l'AGE ;
    • les modalités de convocation préalable à l'AGE ;
    • le nombre de membres présents et représentés ;
    • l'ordre du jour et le résumé des débats ;
    • les délibérations soumises au vote, le mode de scrutin et les résultats des votes ;
    • l'heure de clôture de la séance.
  1. Le PV est conservé au siège social de l'association, accompagné d'une feuille de présence signée par tous les membres présents lors de l'assemblée générale extraordinaire.

Modèle de lettre

Procès-verbal de l'assemblée générale extraordinaire du [date de l'AGE]

Association [nom de l'association]

Domiciliée au [adresse de l'association]

Les membres de l'association [nom de l'association] se sont réunis en assemblée générale extraordinaire le [date de l'AGE], à [heure de l'AGE], au [lieu de l'AGE], sur convocation préalablement adressée par [lettre recommandée AR / remise en main propre / affichage / courrier électronique / …], le [date de la convocation], par [auteur de la convocation], dans les formes et délai conformes aux dispositions statutaires.

[Nombre de membres présents ou représentés] membres étaient présents ou représentés, sur un total de [nombre total de membres] membres de l'association ; conformément aux conditions de quorum mentionnées dans les statuts, l'assemblée générale extraordinaire peut donc valablement délibérer. Une feuille de présence est annexée au présent procès-verbal.

L'assemblée générale extraordinaire est présidée par [Madame/Monsieur] [nom du président], en sa qualité de président de l'association.

Le président rappelle que l'assemblée générale extraordinaire est appelée à délibérer sur l'ordre du jour suivant : [modification des statuts / dissolution de l'association / …].

Le président fait état des motifs à l'origine de cette proposition, et communique à l'assemblée les documents utiles ; le débat s'ouvre : [faire un compte rendu des débats].

Au terme des débats, le président propose à l'assemblée de voter les résolutions suivantes :

Première résolution : [modification des statuts / dissolution de l'association / …]

L'assemblée générale, après en avoir délibéré, décide de [indiquer la résolution de manière précise].

Mise au vote [à bulletin secret / à main levée], cette résolution est [adoptée / rejetée] à [nombre de voix] voix contre [nombre de voix].

Deuxième résolution : […]

[...]

La séance est levée à [heure de fin de l'AGE].

Fait le [date du PV d'AGE], à [lieu du PV d'AGE].

Le président

[Nom & Prénom du président]

[SIGNATURE]

Le secrétaire

[Nom & Prénom du secrétaire]

[SIGNATURE]

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