Modèle de lettre :Convocation du conseil d'administration d'une association

Rédigé par des auteurs spécialisés Ooreka  À jour en novembre 2020

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novembre 2020

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Sommaire

À quoi sert ce modèle de courrier ?

Le conseil d'administration d'une association est composé de plusieurs administrateurs, dont le nombre et le mode de nomination sont prévus par les statuts.

Le conseil d'administration est chargé d'administrer l'association : arrêter le budget et les comptes annuels, définir les orientations de l'association, gérer son patrimoine, etc.

Pour cela, le conseil d'administration se réunit plusieurs fois par an, sur convocation.

Notice : Convocation du conseil d'administration d'une association

Les modalités de convocation du conseil d'administration d'une association sont prévues par les statuts ; elles doivent être suffisamment souples pour permettre des réunions fréquentes, dès que nécessaires.

  • La convocation émane de la personne habilitée par les statuts : en général, le conseil d'administration est convoqué par le président de l'association.
  • La convocation doit être adressée selon le mode prévu dans les statuts (courrier électronique, lettre, remise en mains propres, …) : il est conseillé de convoquer chaque membre du conseil d'administration par lettre recommandée AR.
  • La convocation doit être adressée dans le délai prévu par les statuts : le délai doit être suffisamment long pour permettre aux membres du conseil d'administration de préparer la réunion.

Attention, des formalités inhérentes aux réunions du conseil d'administration doivent être respectées :

  • les membres présents doivent signer la feuille de présence,
  • un procès verbal doit être établi au terme de la réunion.

Modèle de lettre

-

[Nom & Prénom de l'auteur de la convocation]

[Nom de l'association]

[Adresse de l'association]

[Nom & Prénom du membre du CA]

[Adresse du membre du CA]

[Ville], le [date]

Objet : Convocation à la réunion du conseil d'administration du [date de la réunion]

Lettre recommandée AR

[Madame/Monsieur] [nom du membre du CA],

Vous êtes invité(e) à participer à la réunion du conseil d'administration qui se tiendra le [date de la réunion], à [heure de la réunion], au [lieu de la réunion].

L'ordre du jour est le suivant :

  • [question n°1 devant être débattue lors de la réunion],

  • [question n°2, le cas échéant, devant être débattue lors de la réunion],

  • [etc.].

Conformément à l'article [numéro de l'article] des statuts constitutifs de l'association, seuls les membres présents peuvent voter ; toutefois, si vous êtes dans l'impossibilité d'être présent lors de la réunion, nous vous rappelons que vous pouvez vous faire représenter par un autre membre du conseil d'administration, dûment habilité par pouvoir.

Veuillez agréer, [Madame/Monsieur] [nom du membre du CA], l'expression de nos sentiments respectueux.

[Signature]

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