Modèle de lettre :Convocation du bureau d'une association

Rédigé par des auteurs spécialisés Ooreka  À jour en novembre 2020

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novembre 2020

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Sommaire

À quoi sert ce modèle de courrier ?

Le bureau d'une association est composé de plusieurs membres, élus par le conseil d'administration, parmi les administrateurs.

Le bureau est chargé d'assurer le fonctionnement quotidien de l'association ; pour cela, il se réunit dès que nécessaire, sur convocation.

Notice : Convocation du bureau d'une association

Les modalités de convocation du bureau d'une association sont prévues par les statuts.

  • La convocation émane de la personne habilitée par les statuts : en général, le bureau est convoqué par son président.
  • La convocation doit être adressée selon le mode prévu dans les statuts (courrier électronique, lettre, remise en mains propres…) : il est conseillé de convoquer chaque membre du bureau par lettre recommandée.
  • La convocation doit être adressée dans le délai prévu par les statuts : le délai doit être suffisamment long, pour permettre aux membres du bureau de préparer la réunion.

Attention, des formalités inhérentes aux réunions du bureau doivent être respectées :

  • les membres présents doivent signer la feuille de présence,
  • un procès verbal doit être établi au terme de la réunion.

Modèle de lettre

-

[Nom & Prénom de l'auteur de la convocation]

[Nom de l'association]

[Adresse de l'association]

[Nom & Prénom du membre du bureau]

[Adresse du membre du bureau]

[Ville], le [date]

Objet : Convocation à la réunion du bureau du [date de la réunion]

Lettre recommandée AR

[Madame/Monsieur] [nom du membre du bureau],

Vous êtes invité(e) à participer à la réunion du bureau qui se tiendra le [date de la réunion], à [heure de la réunion], au [lieu de la réunion].

L'ordre du jour est le suivant :

  • [question n°1 devant être débattue lors de la réunion],

  • [question n°2, le cas échéant, devant être débattue lors de la réunion],

  • [etc.].

Si vous êtes dans l'impossibilité d'être présent lors de la réunion, nous vous rappelons que vous pouvez vous faire représenter par un membre du conseil d'administration, dûment habilité par pouvoir.

Veuillez agréer, [Madame/Monsieur] [nom du membre du bureau], l'expression de nos sentiments respectueux.

[Signature]

Convocation du bureau d'une association en PDF

Pour transformer votre modèle de lettre « Convocation du bureau d'une association » en PDF, utilisez le logiciel de traitement de texte gratuit LibreOffice ou OpenOffice, qui permet de faire directement la conversion de word à PDF. Si vous utilisez une version récente de Word, vous pouvez aussi créer un PDF avec la fonction « enregistrer sous ».

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